Son Zamanların Sorunu: Verimsizlik


Verimsizlik… işletmelerin en büyük sorunları. Uzun süren ve çözüm bulunamayan toplantılar, yetişmeyen işler, odaklanılamayan problemler. İşte hem zamanımızı, hem emeğimizi, hem enerjimizi tükettiğimiz ama günün sonunda çoğu zaman “ben bugün ne yaptım?” dediğimiz asalak zamanlara kibarca “verimsizlik” diyoruz.

Peki verimsizliği anlamak için verimlilik nedir biraz ona bakalım:
Verimlilik, mühendislikten de öğrendiğimiz gibi, sistemin ürettiği faydalı işin, sistemin çalışması için harcanan enerjiye oranıdır. Verimlilik konusunu işletmelerin işleyişinde ele alırsak, işletmelerde insanların sistemde harcadıkları enerjiyi; zaman, para ve emek olarak ifade edebiliriz. Sistemin ürettiği faydalı iş ise, ortaya çıkarttığımız iştir. İşin hedeflediğimiz sonuçlara ulaşıp ulaşmadığını anlamak için bazı ölçütler kullanırız. Bu, zaman zaman adet , zaman zaman ciro veya karlılık gibi nicel performans ölçütleridir. Performans ölçütünü yerine getirmeyen iş, başarısız kabul edilebilir.

Verimsizlik zaman, para ve emeğimizi boş yer harcamamızı sağladığı gibi, sonuca ulaşmak istediğimiz işleri de başarısızlığa sürükler. Çünkü yapmamız gereken çok işimiz vardır ve yeterli zamanımız yoktur. Öyleyse ilk başta ne yapmamamız gerektiğini belirlemekle başlayabiliriz. Evet, ne yapmakla değil, ne yapmamakla başlamak daha doğru olur. Çünkü zaten yapmamız gerekenler o kadar çok ki… Günlük işlerin karmaşasında kendinizi rüzgarın sürüklediği yaprak gibi hissedebilirsiniz. Oysa, bir kaptanın, dümeni kumanda ettiği kadar etkili bir şekilde gerçekleşmeli bütün işlerimiz. Bunun yolu basitleştirmeden geçiyor.

Yaptığımız işlere bir bakalım. Bu işler arasında, sizden önce de, sizin de, yıllardır yaptığınız ve önemsiz olan işleri elemekle başlayın. Ya da bunlar arasında yinelenen işler var ise bunları daha sistemli hale getirmek gerekir. Çünkü bunlar ya her gün ya haftada bir ya da 2 haftada bir tekrarlanan ve neredeyse tüm gününüzü çalan raporlar olabilir. Bu raporların daha kolay ortaya çıkarılması için Excel’i daha iyi bilmek çoğunlukla yeterli olabilir. Excel’i yeteri kadar biliyor musunuz? Ya kendi kendinize Youtube’dan dersleri dinleyerek yada ileri Excel eğitimi alarak bu raporların daha emeksiz bir şekilde formülize edebileceğinize eminim. Bütün gününüzü alan iş, 10 dakikada bitebilir. Emin olabilirsiniz.

 

Elimizdeki diğer işlere bakarsak, arkadaşlarınıza aktarabileceğiniz, dedike edebileceğiniz işler var mı? Bu işler, onlara verildiğinde onları geliştiren ve onların da yaratıcılıklarını sunmalarına fırsat verebilecek işler olabilir. Böyle işlerinizi devredin. Hem siz kurtulun, hem de onlar gelişsin. Ayrıca bu, şirketiniz için de iyi bir fırsat. Çünkü şirket, siz olmadan da ayakta kalmayı bilmeli. Her bilginin paylaşılması ve siz olmadığınızda da çarkların dönmesi gerekiyor. Bilgiyi paylaşmak, tüm çalışanların sorumluluğudur unutmayın!

Elimizdekilerin bazısını yapmaya değer bulmadıklarımız, bilgi sahibi olarak daha az zaman ayırdıklarımız ve dedike ederek bizden tamamen çıkmasını ve diğer kişilerin de bilgilenmesini sağladığımız işler olarak basitleştirdik. Diyelim ki elimizde bu gruplara uymayan birkaç iş daha kaldı. Onlar konusunda da şöyle bir öneride bulunmak istiyorum. Mevcut işlerinizi planlayın. İlk aşamada çok zor olacak. Ama plan yaptıkça daha yolunda olacağını göreceksiniz. Bu konuda Outlook takvimini kullanmanız size fayda sağlayacaktır. Hem kullanım kolaylığı açısından, hem de size hatırlatmalar göndermesi açısından oldukça faydalı. Bu konuda zaman yönetimi devreye girecektir. Zaman yönetiminde ilk öğretilen şey, “hayır” diyebilmektir. Yapacağınız işi, sizden yöneticiniz değil de arkadaşınız istiyorsa, sizin uygun olduğunuz bir zaman için deadline vermenizi öneririm. Yarın takviminiz dolu ve o işi yarına sıkıştırdığınızda bütün düzeninizi alt üst edecek ise, lütfen uygun bir zaman dilimini siz belirleyin ve özellikle yarın olması isteniyorsa, kibarca “hayır” deyin. Arkadaşlarınız sizden bir çalışma isterken daha önceden bilgi vermeleri gerektiğini deneyimlemiş olurlar. Ve bu şekilde çıkardığınız işin de değerini daha iyi anlama fırsatı yakalarlar. Çünkü kolay erişilen her şey değersizdir. Ayrıca sizin diğer işleriniz de, en az kendisinin ihtiyacı olan işler kadar değerlidir.

Diyelim ki, yöneticiniz sizden bir çalışma beklediğini söyledi. Size özellikle bir süre vermediyse, hangi güne yetişmesi gerektiğini sorun. Eğer istediği gün, sizin programınızı alt üst edecek gibiyse, programınızın çok yoğun olduğunu, bir gün ya da 2 gün sonraya yetişmesinde bir sakınca olup olmadığını sorun. Çünkü her zaman yöneticinizin istediği iş, acil olmayabilir ama biz acil zannedebiliriz. Eğer acil olduğu size deklare edildiyse, elinizdeki tüm işi bırakıp buna odaklanmanız gerekir. Bu durumda, elinizde kalan işleri ya bir başkasına devretmek ya da mesaileri uzatmak bir çözüm olabilir. Ama elinizdeki iş yetişmeyecekse, işi bekleyen kişilere işin gecikeceğini güzel bir dille açıklayın ve tahmini yetişme süresini de içeren bir özür yazısı hazırlayın. Bu durumla çok sık karşılaşmak istemeyiz. Ama bu durum mutlaka karşınıza çıkacaktır. Bunu azaltmak için diğer bir önerim ise, planınızı yaparken günün %20’sini, sonradan ilave olabilecek işler için boş tutmaktır. %20’sini boş tutmanız, bu acil zamanlarınızın üstesinden gelmenizi kolaylaştırır. Ayrıca eğer acil bir iş çıkmaz ise, o zamanı işinizle veya kişisel gelişiminizle ilgili öğrenme zamanı olarak değerlendirebilirsiniz. Bu öğrenme zamanları çok değerlidir. Ve kendinize haftada bir kere öğrenme fırsatı yakalama hedefi koymanızı öneririm. Planlı bir şekilde çalıştığınızda bunlar için de vaktinizin kaldığını göreceksiniz ve bu sizi mutlu edecek. İşiniz, devamlı sizin birşeyler harcadığınız ve emek verdiğiniz yer olmamalı. Siz de öğrendiğiniz zaman, orası daha zevkli bir yer haline gelecektir.

Zamanımızı daha verimli kullanacağımız ve sonunda güzel işlere imza atacağımız, başkalarının güzel işlere imza atmalarına fırsat verdiğimiz günlerin artmasını diliyorum. Bu şekilde hem en değerli gününüzün yarısını harcadığınız şirketiniz kalkınacak hem de ülkemiz kalkınacaktır.

PAYLAŞ

Yorum Yap. Sesini Herkese Duyur!